Gelişen teknolojik olanaklar ve internetin hayatın hemen hemen her alanına dahil olmasıyla birlikte bilgi ile veriler internet üzerinden kişiler arasında kolaylıkla aktarılabilir bir hale gelmiştir. Bunun için standart elektronik posta yani SEP geliştirilmiş ve her türlü verinin kolayca, düşük bir maliyet karşılığında iletilmesi sağlanmıştır. Oldukça kullanışlı ve yararlı olması sayesinde SEP kullanımı tüm dünyaya yayılmıştır. Keşfedildiği dönemde en etkin olarak kullanılan iletişim yollarından biri haline gelmiştir. Ancak SEP içeriklerinin kolayca değiştirilebilmesi, kopyalanması, kanunen sınırlı yönden delil barındırması, gönderi zamanının manipülasyona açık olması, kopyalamanın kolaylığı gibi pek çok olumsuz unsura sahiptir. Bu sorunlara bir çözüm olarak kısaca KEP olarak adlandırılan kayıtlı elektronik posta geliştirilmiştir. KEP sayesinde düşük maliyetli, hızlı, verimli, güvenilir, yasal dayanakları bulunan, yasalar önünde delil niteliği kazanmış ve inkar edilemez özelliklere sahip olan e-posta iletişim ağı elde edilmiştir. KEP sayesinde e-postanın karşı tarafa ulaşması, iletim zamanının tespit edilmesi, içeriğin kopyalanmadan ve değiştirilmeden iletilmesi sağlanır. Kıymetli evrak niteliğindeki belgeler bu güvenli sistem ile kolaylıkla iletilir. KEP kurumlara ve kişilere güvenli bir arşiv ortamı da sunar.

KEP Ne Anlama Gelir?

KEP kayıtlı elektronik postanın baş harflerinden oluşturulan bir kısaltmadır. Bu sistemde e-postayı gönderen ve alan kişiler belirlidir. E-postanın iletim tarihi herhangi bir kandırmacaya yer vermeyecek şekilde net ve sabittir. Ayrıca e-postanın içeriği hiçbir şekilde değiştirilemez, istenmeyen kişiler tarafından da kopyalanamaz. KEP yasal mevzuat ile güvenlik altına alınmış oldukça güvenli bir iletişim düzenidir.

KEP dünyada oldukça yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Ülkemizde ise bu sistem 13.01.2011 tarihinde yayınlanan 6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu kapsamında BTK adı verilen Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından 25.08.2011 tarihli, 28036 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmasının ardından yürürlüğe girmiştir. Yürürlüğe girdiği tarihten itibaren de yoğun olarak kullanılmaya başlanmıştır.

KEP sisteminin güvenliği e-imza ve e-postanın gönderildiği zamanın kesin olarak belirlenmesi ile içeriğin gönderici harici müdahalelere kapalı olması sayesinde sağlanır. KEP kullanılarak iletilen bir e-postanın göndericisi ile alıcısı yasalar önünde kayıt altında bulunur. Oluşturulan e-postaya ilişkin tüm adımlar delil niteliğindedir ve kayıt altındadır. Kanunlar karşısında inkar edilemez nitelikte olması sebebiyle senet hükmüne sahiptir. Yasal süreç sonunda aksi durum kanıtlanmadığı süre boyunca da KEP dahilindeki postalar kesin delil niteliğine sahiptir.

Bu özellikleri sayesinde KEP hukuki geçerliliğe sahiptir ve tüm e-iş süreçlerinde herhangi bir ihtilafa yer vermeyecek şekilde kolaylıkla kullanılabilir. KEP dahilinde gönderilen postalar taraflar arasında ortaya çıkabilecek herhangi bir ihtilaf durumunda hukuki zeminde geçerliliğe sahiptir.

Hukuken geçerli olması nedeniyle KEP internet üzerinden yürütülen şu işlemlerde yaygın olarak kullanılmaktadır:

• Dilekçeler
• Ticari yazışmalar
• Başvurular
• İhbar ve ihtarlar
• İhale teklifleri ve ihaleye ait sözleşmeler
• Firma beyannameleri
• Talimat gönderimi
• Fatura ve ekstre iletimi
• Anonim şirketlere ait genel kurul çağrısı veya diğer toplantılar için düzenlenen çağrılar

KEP sistemi dahilindeki e-postalar gönderen ve alıcı, iletilme tarihi, iletinin okunma zamanı ve içerikten oluşan kıstaslar sahilinde 20 yıl boyunca saklanarak yasalar karşısında delil hükmüne sahip olur. Bu sayede e-posta yazışmasında tarafların yazışmanın gerçekleşmediği veya okunmadığına dair herhangi bir inkarda bulunmalarına ve evrakta sahteciliğe mahal verilmemiş olur.

Başta devlet kurumları olmak üzere her ölçekten şirketler, şahıslar gerekli gördükleri, önem arz eden hususlarla ilgili düzenlenen e-postaları KEP sistemi dahilinde iletebilirler. Bu sayede hem hızlı hem de güvenli bir yazışma sağlanmış olur.

KEP Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

İnternet vasıtasıyla yürütülen haberleşme günümüzde bir mecburiyet halini almıştır. Sürekli kullanılan bir haberleşme türünün de hem hızlı hem de güvenilir olması oldukça önemlidir. E-posta sistemi kolay kullanılabilen ve aynı zamanda da ekonomik bir çözüm sunmaktadır.

KEP sisteminin sağladığı yararlar ise şu şekilde sıralanabilir:

• Bankacılık bilgileri, şirket bilgileri, ticari sırlar ve çeşitli gizlilik içeren konular güvenli bir şekilde aktarılabilir.
• Devlet kurumları arasında yüksek düzeyde gizlilik gerektiren stratejik yazışmalar yürütülebilir.
• Türk Ticaret Kanunu tarafından düzenlenen elektronik saklama sözleşmeleri yapılabilir.
• İnternet ortamında yaratılan telife söz konusu olan sanat eserleri bu e-posta sistemi sayesinde çalınma be kopyalanmaya izin verilmeden iletilebilir, saklanabilir.
• Devlet kurumları arasındaki resmi yazışmalar yürütülebilir.
• Devlet kurumları ile özel veya tüzel kişiler arasındaki yazışmalar yürütülebilir. Elektronik belge ile başvurular iletilebilir.
• Elektronik fatura düzenlenip iletilebilir.
• Tüketici talepleri ve şikayetlerine yanıt verilebilir.
• İhtarname gibi beyanatlar gönderilebilir.
• Şirket ortakları arasında kanıt niteliğinde ve güvenli bir şekilde haberleşme sağlanabilir.
• Elektronik ortamda genel kurul ve yönetim kuruluna ilişkin toplantı yeri, zamanı, katılımcı daveti gibi işlemler düzenlenebilir.
• Yasalar önünde delil olarak kabul edilen, teslim edilme ve okunma garantisine sahip, 20 yıl boyunca saklanan yazışma imkanına sahip olunur.
• E-posta içeriğine müdahale engellenir. İçeriğin kopyalanması, izinsiz değiştirilmesi önlenir.
• Hızlı ve pratik bir şekilde veri akışına olanak tanınır.
• Kağıt tüketimi bertaraf edilir, arşivleme maliyeti azalır.

KEP Kullanım Alanları Nelerdir?

Oldukça güvenli olan KEP sayesinde devlet kurumları, işletmeler, özel ve tüzel kişiler yasal dayanağa sahip olacak şekilde veri alışverişinde bulunabilir, iletişim kurabilir. Bu sistem sayesinde kıymetli evrak niteliğinde olan beyanname, bildirge, ihtarname, ibraname, sözleşme ve çeşitli tebligatlar iletilebilir. Kamu kurumları ve kişiler arasında düzenlenen sözleşmeler güvenle iletilip arşivlenebilir. Bu sistem sayesinde e-fatura, hesap özeti gönderimi de gerçekleştirilir. Yüksek gizlilik içeren ihale teklifleri, kurum siparişleri, raporlar, bankaya iletilen talimatlar, telefon konuşmasına ait dökümler yasal delil niteliği dahilinde iletilebilir.